مديريت سيستماتيک

کاوه عزيز در پستي بنام گزارشهاي مديريتي (http://www.kavehyn.blogfa.com/8807.aspx  ) مطلبي نوشته و از تهيه اين گزارشات گله کرده است. اين مباحث جاهاي ديگر نيز مطرح هست .  به نظرم مطلب ايشان در مورد اکثر مديران ايراني صادق است اين در حالي است که اين نوع گزارشات در همه جاي دنيا کاملا مرسوم بوده و اصولا از ملزومات اوليه يک سيستم خوب است . علت چيست؟ قبل از هر چيز ببينيم گزارشات مديريتي چيست؟

اسامي دهن پرکن و شيکي مثل «Business intelligence » همه شنيده اند. محتواي اين سيستم يا ماژول يا نرم افزار چيست؟بطور خيلي ساده ومختصر ميتوان چنين گفت که : در هر سازماني مواردي تعيين ميگردد که مدير بايستي آنها را در نظر گرفته و مانيتور کند مثلا » ميزان فروش محصول » و يا «در صد خرابي کالا» ويا «قيمت تمام شده محصول» و…  براي هريک از اين موارد يک مقداري تعريف ميگردد .مثلا ميزان فروش محصول بايستي 1000 واحد باشد . سيستم همواره گزارشاتي را تهيه ميکند و ميزان فروش واقعي را با اين ميزان هدف مقايسه کرده و عموما بصورت نمودار و شکل در اختيار مدير قرار مي دهد.مدير وضعيت را ديده و تصميمات اصلاحي را اتخاذ ميکند با استفاده از ساير گزارشات مديريتي دنبال علت مشکل گشته و سعي در حل آن مينمايد. بعضي جاها سيستمي هست که به کمک مدير آمده و او را در تصميم گيري کمک ميکند (که بنام DSSشنا خته ميشود). بدين ترتيب مدير چنان وابسته به اين گزارشات ميشود که بدون انها حکم فرد نابيناي افليجي را پيدا ميکند که جرات حرکتي پيدا نميکند.

ويا بحث ديگري بنام Cockpit  مطرح است (که قبلا در يکي از نوشته ها در مورد آن نوشته ام) . اينها در واقع ابزاري است که نمايشگر سلامتي سازمان است . عملا اين مورد نيز يک نوع گزارش مديريتي است . مدير با مشاهده لحظه به لحظه آن تصميمات خود را اتخاذ ميکند.

لذا وجود و ضرورت يک سيستم که گزارشات مديريتي خوبي بصورت نمودار و گرافيک و ساده و گويا ؛ تهيه کند بر هيچکس پوشيده نيست و در همه جاي دنيا مديران از آن استفاده ميکنند

اما چرا در ايران اينگونه نيست؟ آيا مديران ما سواد کامپيوتر ندارند يا از اين گزارشات سر در نمي آورند؟ به نظر من اصلا چنين نيست. علت اين امر در اين است که مديران ما سيستماتيک عمل نميکنند و  اصلا مديريتشان تفاوت دارد. در همه جاي دنيا براي سازمان اهدافي تعريف ميگردد و مدير سازمان را مامور دستيابي به آن اهداف مينمايند و مدير نيز همواره فاصله خود را با آن اهداف متر ميکند و سيستم او را در اين  فاصله سنجي  کمک ميکند. اگر ميخواهند مديري را ارزيابي کنند ميزان دستيابي او را با اين اهداف ميسنجند . اگر به هدف رسيده مير خوب و توانايي است و اگر نرسيده مدير نا کارآمدي است.

اما در ايران در ابتداي سال براي هر سازماني اهدافي تعريف ميشود. اين اهداف بصورت پلاکارد و نوشته هاي درشتي نيز در همه جاي سازما ن نصب ميگردد. از فرنگيها هم ياد گرفته ايم که براي هر مورد کميت قابل اندازه گيري و مونيتور کردن مشخص کنيم : مثلا :

–         بالا بردن توليد تا ميزان 100 واحد

–          کاهش هزينه ها 5 درصد

–         آموزش کارکنان 1000 ساعت

–         …

بعد مدير شروع بکار ميکند او بجاي توجه به اين شاخصها بايستي توجه کند که پايش را جاي محکمي گذاشته يا نه؟ چه کساني بر عليه او هستند؟ چه کساني به او کمک ميکنند؟ آيا فلان  سخنران را دعوت کند يانه؟ آيا در فلان جلسه شرکت کند يا نه ؟ آيا بايستي به بالا دست خود گزارشي از کاستيها بدهد يا بايستي همواره همه چيز را خوب جلوه دهد؟ و…

اصلا مسئله اين نيست که او به آن اهداف دست يافته يا نه؟ سيستم (وداخل اين سيستم گزارشات مديريتي) با توجه به اهداف فوق ايجاد شده است اما بدرد مدير نميخورد چرا که اصلا مسئله مدير اين موارد نيست

بنا بر اين اگر سيستم داراي گزارشي شکيل و گويا و صحيح باشد که ميزان توليد را نشان دهد ممکن است مدير اصلا به آن توجهي نکند زيرا مسئله مدير و مشکل مدير و پاسخ به حل اين مشکل و مسئله داخل اين سيستم نيست بلکه مسئله خارج از اين سيستم است .

اينجاست که مديريت سيستماتيک مطرح ميگردد. سيستم نشان ميدهد که سازمان مريض است و مريضي او مثلا آموزش کم کارکنان است ولي او بايستي کارهاي ديگري خارج از اين سيستم انجام دهد.

مثلا ايران خودرو تصميم ميگيرد کارخانه اي در دوردست بسازد همه اعداد و محاسبات نشان ميدهد اين کار مقرون به صرفه نيست اين محاسبات با استفاده از سيستم حاصل ميشود اما مديريت عالي دستور ميدهد بايستي اين کار انجام شود .

زمانيکه مدير براي تصميم گيري از سيستم استفاده نمکند وضعيت اين چنين ميشود که سيستم جنبه تزئيني و نمايشي پيدا کرده و براي کلاس و طاقچه بالا گذاشتن از آن استفاده ميگردد