ارزيابي سيستمهاي اطلاعاتي مکانيزه

  امروزه  يکي از دغدغه هاي سازمانها  انتخاب يک نرم افزار جهت خريد و استفاده است . پس از نصب نرم افزار نيز همواره بايستي به ارزيابي آن پرداخت تا تصميمات درستي در جهت ارتقا آن بعمل آورد . علاوه بر اينها و شايد جالبتر از همه اينها بابي است که اخيرا در ايران باز شده و آن ارزيابي سيستمهاي نرم افزاري نصب شده در سازمانهاست . اينکه آيا صرفا ميتوان به يک سازمان براي انتخاب و خريد يک نرم افزار جايزه داد يا نه ؟ خود بحث ديگري است. زيرا اگر نرم افزار خوب باشد بايستي در سازمان تغيير و تحول و ارتقا ايجاد نمايد و کافي است وضعيت سازمان را ديد و به پيشرفت سازمان جايزه داد .

  بحث هاي آکادميک و مدون و خوبي در زمينه ارزيابي سيستمهاي نرم افزاري وجود دارد و کتب نوشته شده هم کم نيست . در اين نوشته سعي کرده ام بدور از تعاريف علمي و سنگين مواردي کاربردي را ذکر کنم  تا شايد بتواند در ارزيابي و انتخاب نرم افزار و همچنين ارتقا و بروز رساني نرم افزار و يا تغيير آن مفيد باشد. بديهي است در اين نوشته تمامي موارد  مطرح نشده است  و ميتواند اين بحث ادامه داشته باشد

متن اين نوشته به فرمت Pdf   و حجم 143 KB   در اينجا هم قرار دارد )

عناوين مطرح شده در اين نوشته عبارتند از :

•1-    آيا تمامي عمليات و اتفاقات اصلي سازمان در سيستم ثبت ميشود ؟

•2-    ياري رساندن سيستم به سطوح مختلف سازمان چگونه است؟

•3-    آيا با استقرار سيستم فرآيندهاي سازمان بهبود يافته است؟

•4-    بعد از گذشت زمان نصب سيستم ؛ آيا سيستم عملياتي شده است؟

•5-    نظر کاربران سيستم در مورد سيستم چيست؟

•6-    لزوم وجود سيستم در سازمان چگونه است؟

•7-    سهل الاستفاده بودن سيستم چگونه است؟

•8-    امکان ارتباط با منابع و اطلاعات بيرون و سيستمهاي خارج از سازمان شما چگونه است؟

•9-    آيا براي استفاده از سيستم نياز به حضور در محل کار است يا برخي موارد را از راه دور نيز ميتوان انجام داد؟

•10-           نحوه پشتيباني از سيستم چگونه است ؟

•11-           توسعه و نوسازي نرم افزار چگونه است؟

•12-           نحوه بروز رساني نرم افزار چگونه است ؟

•13-           امکان ارتباط با ساير نرم افزارها چگونه است؟

•1-    آيا تمامي عمليات و اتفاقات اصلي سازمان در سيستم ثبت ميشود ؟

حد اقل انتظاري که از يک سيستم اطلاعاتي مي رود اين است که اين سيستم قادر باشد تمامي اتفاقات اصلي سازمان را ثبت کرده و در خود نگه دارد .  اين در واقع مبنا و پايه کارکرد يک سيستم خواهد بود

فرض کنيم سازمان مورد نظر يک کارخانه توليدي است. يک سيستم  بايستي تمامي اتفاقات را از ابتداي دريافت مواد تا خروج  محصول از کارخانه و تحويل آن به مشتري  پوشش داده و ثبت نمايد. اين اتفاقات  مثلا شامل :

  • o مواد مصرفي و محصول توليدي : ورود مواد جابجايي ها ؛ تغيير وضعيتها ي مواد ؛ مصارف ؛ مقادير پاي کار ماشين ؛ ضايعات برگشتي ها ؛ دو باره کاريها ؛ محصول توليد شده ؛ در صد محصولات مطابق برنامه ؛ مقادير حمل شده و …
  • o دستگاهها و تجهيزات مصرفي : زمانهاي صرف شده براي توليد ؛ تنظيم ؛ تعمير ؛ توقف و …
  • o نيروي انساني در گير در توليد و تعميرات : نفرات در گير در توليد ؛ تعميرات ؛ رفع مشکل ؛ در يافت مواد ؛ کنترل کيفيت ؛
  • o کنترل کيفيت و آزمايشگاه : نمونه گيريها ؛ آناليزها و بازرسيها و …
  • o سوابق و فعاليتهاي مرتبط با: فروشندگان ؛ تامين کنندگان ؛ پيمانکاران

….

 

از بديهيات و الزامات اوليه يک سيستم  ثبت  اين جزئيات  است .  اين کار بايستي حتي الامکان بصورت On Line و بصورتي سهل و آسان و بدون صرف وقت زياد انجام گردد. بايستي کاربران سيستم ؛ اطلاعات را بصورتي دقيق و صحيح در سيستم ثبت نمايند

در برخي سازمانها ممکن است ابزار اندازه گيري و ارسال اطلاعات به سيستم بصورت اتوماتيک انجام شود که اين يکي از مزيتهاي آن سازمان خواهد بود . سيستم اطلاعاتي بايستي قادر به دريافت اين اطلاعات بوده و به نحو صحيح آنها را در سيستم ثبت و نگهداري نمايد

 

•2-    ياري رساندن سيستم به سطوح مختلف سازمان چگونه است؟

مر حله دوم از الزامات اوليه يک سيستم ؛  استفاده از اطلاعات اشاره شده در مرحله اول است . در هر سازماني افراد رده هاي مختلف آن سازمان در هر لحظه تصميماتي مي گيرند . يک سيستم اطلاعاتي بايستي بتواند اين افراد را در زمان تصميم گيري پشتيباني نموده و آنها را ياري دهد تا تصميمات درست و صحيح و در حد اقل زمان ممکن انجام پذيرد . مثلا کارشناس خريد ممکن است نياز داشته باشد بداند آيا اين فرو شنده چه سابقه اي دارد ؛ در صد خرابيهاي مواد آنان چگونه است ؛ زمان انجام تعهداتشان چگونه است و … يک سيستم خوب بايستي به سهولت و سرعت هر چه تمامتر اين نياز کارشناس را بر آورده نمايد تا او به سهولت و سرعت بتواند تصميم خود را گرفته و سريعا نسبت به عقد قرار داد اقدام نمايد

 

رده هاي ديگر سازمان نيز ممکن است در مقاطعي اين نياز را داشته باشند . حتي در برخي موارد ممکن است مدير يا مسئول و يا يک کارشناس عمل تصميم گيري را بر عهده سيستم بگذارد و تشخيص دهد در اموري بجاي او سيستم تصميم گرفته و عمل نمايد . بايستي يک سيستم خوب اين امکان را نيز داشته باشد

لذا افراد يک سازمان از ره عملياتي تا رده مديريت عالي بايستي اين ابزار را داشته و در هدايت  و دستيابي سازمان به اهدافش  از آن استفاده نمايند

 

•3-    آيا با استقرار سيستم فرآيندهاي سازمان بهبود يافته است؟

با استقرار يک سيستم خوب بايستي فرآيندهاي سازمان بهتر شده و سازمان کارآتر گردد .بهره وري در سازمان افزايش يابد . بعنوان مثال اگر براي پاسخگويي به يک در خواست 5 بخش درگير بود و 3 روز طول مي کشيد بايستي با استقرار سيستم اين زمان کاهش يافته و تعداد بخشهاي در گير در اجرا کمتر شده و صحت و دقت پاسخگويي نيز بالاتر باشد

بعنوان مثال براي  توليد يک محصول جديد چنانچه قبلا بخشهاي :

  • o انبار مواد اوليه بايستي اعلام موجودي مي نمود
  • o انبار محصول اعلام امکان انبار نمودن
  • o بخش فروش سابقه فروشنده را اعلام مي نمود
  • o بخش توليد ظرفيت توليد را اعلام مي نمود

 با استقرار يک سيستم مکانيزه تمامي اين مراحل حذف و خود سيستم اين بررسيها را انجام نمايد

 

•4-    بعد از گذشت زمان نصب سيستم ؛ آيا سيستم عملياتي شده است؟

 برخي مواقع و بدلايل مختلف ممکن است سيستم تا پايان مرحله تست را نيز بگذراند ولي تبديل به يک سيستم کاربردي و اجرايي و مفيد براي سازمان نگردد . دلايل ميتواند متفاوت باشد : پيچيدگي سيستم ؛ سهل نبودن استفاده از سيستم ؛ عدم جوابگويي به نيازها ؛ کند بودن سيستم ؛ غير قابل اعتماد بودن سيستم ؛‌عدم آموزش کافي به کاربران ؛ فرهنگ و سواد کم کاربران ؛ عدم توان سيستم در پوشش دادن به موارد غير نرمال و  استثناهاي سازمان ؛ غير قابل انعطاف بودن سيستم و …

چنانچه سيستمي نتواند موارد فوق را پوشش دهد عملا از طرف کاربران کنار گذارده ميشود و تبديل به يک عضو دکوري و نمايشي در سازمان (خصوصا سازمانهاي ايران) ميگردد

 

•5-    نظر کاربران سيستم در مورد سيستم چيست؟

 ممکن است در يک سازمان يک سيسنمي تمامي موارد فوق را جوابگو باشد ؛ حتي ممکن است سيستم عملياتي نيز شده باشد اما کاربران واقعي سيستم نظر ديگري داشته باشند و موافق سيستم نباشند 

اينان ضمن استفاده از سيستم هر جا که بتوانند و کنترلي وجود نداشته باشد سيستم را دور خواهند زد .

از علل و عوامل اصلي اين امر ميتوان همان مواردي که مانع عملياتي شدن سيستم ميگردد را نام برد. بعبارت ديگر ممکن است سازمان با وجود موانعي اصرار در استفاده از سيستم را داشته باشد. در اين حال با استفاده از ابزاري مثل پاداش و تشويق و تنبيه سيستم راه اندازي ميگردد ولي خود اين امر ممکن است عامل نارضايتي استفاده کنندگان گردد

البته استثناها را نيز بايد در نظر گرفت . مثلا برخي مواقع ممکن است نارضايتي از سيستم به جهت کنترلي باشد که سيستم بر کارفرد دارد . سيستم  اجازه نميدهد فرد هر تصميمي را بگيرد ؛ اجازه نميدهد اولويتها را بهم بزند ؛ اجازه نميدهد سليقه اي عمل نمايد

 

•6-    لزوم وجود سيستم در سازمان چگونه است؟

يک تست (از نوع مخرب ! آن) اين است که شما بتوانيد نقش و اثر سيستم را در سازمان اندازه گيري نمائيد . براي اين کار کافي است مدت زمان کوتاهي سيستم را خاموش کرده و يا اخلالي در عملکرد آن ايجاد نمائيد. اگر با وجود اين مشکل سازمان به کار عادي و روز مره خود ادامه مي دهد و هيچ کاستي و کمبودي نيست  و حتي حدس مي زنيد در بلند مدت نيز سازمان مشکلي پيدا نميکند بدانيد با تمام تمهيدات انجام شده سيستم در سازمان شما جزو يکي از ابزارهاي دکوري است و اثري ندارد . هزينه هايي که براي اين سيستم مي کنيد دور ريختن پول سازمان است

 

 

•7-    سهل الاستفاده بودن سيستم چگونه است؟

يکي ديگر از موارد مهم ارزيابي سيتم  ؛ سهل الاستفاده بودن آن است . اين امر طيف وسيعي از موارد را پوشش مي دهد . مثلا سيستم گزارش درخواستي شما را مي دهد ولي براي تهيه اين گزارش زمان زيادي صرف شده و حتي مواردي را نيز خودتان به سيستم  وارد مي کنيد و بقول معروف عمليات مکانيزه نيست . يا ممکن است عمليات مکانيزه است ولي براي گرفتن يک گزارش لحظات قابل توجهي معطل مي مانيد و يا ممکن است سرعت عمليات فيزيکي در سازمان شما بيشتر از سرعت سيستم است (نمونه آن را من در يک رستوران ديدم. افراد جلوي کامپيوتر صدور فيش منتظر بودند تا سيستم فيش غذا چاپ کند و مقابل کارکنان رستوران  کسي نبود تا آنان سرو غذا را انجام دهند. بعبارتي سرعت سيستم کند تر از سرعت سرويس دهندگان رستوران بود- نهايتا اين سيستم جمع شد و به سيستم سنتي برگشتند)

 

•8-    امکان ارتباط با منابع و اطلاعات بيرون و سيستمهاي خارج از سازمان شما چگونه است؟

 آيا اين سيستم قادر است با يک سيستم ديگر (از نوع خودش و يا حتي متفاوت از نوع خودش – از نظر ساختار اطلاعات و فرآيند و …) ارتباط برقرار کرده و نسبت به تبادل اطلاعات اقدام نمايد. مثلا زماني ممکن است شما نياز داشته باشيد قيمت سهام سازمان  X  را نيز در همان لحظه داشته باشيد و يا نرخ ارزهاي خارجي در آن لحظه مورد نياز شماست. اگر در اين مورد هم سيستم کمک مي کند شما مشکلي نخواهيد داشت . ولي اگر اين اطلاعات را تلفني و از بخش مالي دريافت مي کنيد ميتوان گفت سيستم شما کامل نيست.

همين امر ميتواند براي مشتريان و يا تامين کنندگان شما اتفاق بيافتد . بعبارت ديگر ممکن است مشتريان شما بخواهند بدانند وضعيت سفارش آنان چگونه است ؛ وضعيت پرداختهايشان چگونه است ؛ درخواستشان را شما چه وقت پاسخ خواهيد داد و …

ويا تامين کنندگان شما ممکن است بخواهند نياز شما را در هر لحظه بدانند تا نسبت به تامين بموقع مواد اقدام نمايند و …

همه اين موارد حاکي از آن است که سيستم ارائه شده و موجود در سازمان شما نبايستي يک سيستم ايزوله و مجزا باشد

 

•9-    آيا براي استفاده از سيستم نياز به حضور در محل کار است يا برخي موارد را از راه دور نيز ميتوان انجام داد؟

 بعنوان مثال آيا مدير مالي ميتواند برخي پرداختها و صورتحسابها را در منزل و روز تعطيل نيز انجام دهد يا نه ؟ مدير توليد قادر به مشاهده وضعيت خط توليد و کارخانه از منزل هست يا نه ؟ آيا اتفاقات خاص و اورژانسي سريعا و بصورت اتوماتيک و با اطمينان بالا به وي اطلاع داده ميشود يا نه؟

 

 

•10-           نحوه پشتيباني از سيستم چگونه است ؟

 هر سيستمي  ممکن است مشکلاتي پيدا کند . اين امر اجتناب نا پذير است. علل مشکل ميتواند بسيار فراوان باشد از ضعف در نرم افزار و کد نويسي تا اشتباه کاربر و نفوذ هکرها  در سيستم . اما زمانيکه مشکل پيش آمد شرکت ارائه کننده نرم افزار چگونه پشتيباني خواهد نمود. آيا شما مجبوريد دست به دامان سرويسهاي اينترنتي شده و از اين طريق پشتيباني دريافت کنيد يا نه به محض بروز مشکل کارشناسان ارائه کننده نرم افزار را در کنارتان داريد. مسئله مهمي که زمان فروش نرم افزار فروشنده ممکن است به انحا مختلف از اظهار نظر دقيق در مورد آن طفره رفته و مسئله را به اعتبار و سابقه نرم افزارهايش ارجاع دهد.

 

•11-           توسعه و نوسازي نرم افزار چگونه است؟

توسعه و نوسازي نرم افزار نيز عامل مهم ديگري است.  اينکه يک شرکت نرم افزاري سريعا جوابگوي نيازهاي جديد شما بوده و سريعا تغييرات سازمان شما را در سيستم لحاظ نمايد مسئله مهمي است . همچنين نحوه بروز کردن نرم افزار و ارائه نسخه هاي آتي نيز از ديگر مواردي است که بايد مد نظر قرار گيرد.

 

•12-           نحوه بروز رساني نرم افزار چگونه است ؟

در اين رابطه سه مورد مهم وجود دارد :

  • – ارائه بروز رسانيها در زمانهاي مناسب و بصورت سهل و ارزان و بدون هزينه اضافي از طرف سازنده نرم افزار
  • – سهولت نصب نسخه جديد با توجه به سازمان شما : آيا به سهولت ميتوان نسخه ارتقا يافته را نصب کرد و يا تغييرات در نرم افزار فعلي در سازمان بگونه ايست که عملا اين امر ممکن نيست و شما ناچاريد با همان نسخه قديمي و اوليه خريداري شده سر کنيد.
  • – حجم تغييراتي که نسخه جديد ايجاد مي کند : گاهي وقتها هم ممکن است نصب نسخه ارتقا يافته چنان تغييرات حجيمي براي سيستم و سازمان پيش آورد که عملا امکان ارتقا وجود نداشته باشد و سازمان از خير ارتقا بگذرد

 

•13-           امکان ارتباط با ساير نرم افزارها چگونه است؟

تا چه حد سيستمي که خريداري مي شود امکان ارتباط و اتصال با ساير نرم افزارهاي متفرقه و معمول بازار و يا ساير نرم افزارهاي موجود در سازمان شما دارد؟ برخي مواقع امکان ارتباط با اين نرم افزار فوق العاده مشکل است و عملا يک حصار آهنين دور سيستم وجود دارد که هر گونه هماهنگي و ارتباط را نا ممکن مي سازد

Advertisements

پاسخی بگذارید

در پایین مشخصات خود را پر کنید یا برای ورود روی شمایل‌ها کلیک نمایید:

نشان‌وارهٔ وردپرس.کام

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری WordPress.com خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

تصویر توییتر

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Twitter خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس فیسبوک

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Facebook خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس گوگل+

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Google+ خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

درحال اتصال به %s

%d وب‌نوشت‌نویس این را دوست دارند: